Author Topic: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie  (Read 7217 times)

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Offline remi0144

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Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« on: August 12, 2023, 13:37:10 »
Bonjour,

Je lance un débat ouvert sur la façon de classer vos documents dans votre dossier informatique où se situe le Gedcom (pour maintenir les liens relatifs).

Quand j'ai commencé il y a un an, j'ai fait un choix de classement...que je regrette aujourd'hui. Comme je n'ai saisi sur Ancestris "que" 7 générations pour le moment, je me dis qu'il n'est pas trop tard pour revoir ça, quitte à prendre un peu de temps pour remettre en ordre tous mes liens relatifs après.

J'ai fait le choix initial de faire un dossier par couple, dans lequel je mets tout dedans (actes, photos...) et chaque dossier (et les fichiers dedans) sont nommés avec le numéro Sosa, ce qui est déjà je pense une première erreur puisque le numéro Sosa change quand on transmet son fichier à des cousins ou à sa descendance.
Mais comme je suis prêt à saisir des branches jusqu'à la 10e génération (car j'ai travaillé sur papier c'est plus facile devant le site des AD), je me dis que je vais avoir un nombre incalculable de dossiers, ce qui ne sera pas pratique du tout.

Faites-vous des dossiers par nom de famille, quitte à inclure plusieurs générations dedans ? Faites-vous un dossier par génération ? Faites-vous un dossier par type d'acte, c'est-à-dire un dossier dans lequel figurent tous les actes de naissance, puis un autre dossier avec tous les actes de décès toutes générations confondues ? Une autre méthode ?

Je sais que chacun a sa propre méthode, mais je comprends tout seul maintenant que la mienne n'est pas bonne et je suis un peu perdu dans le choix que je dois faire...
Et je sais que vous avez tous une généalogie avec plusieurs milliers d'individus donc je pense que vous vous êtes posé cette question à un moment donné, et que vous avez opéré des choix qui sont pratiques.

Merci à tous ceux qui donneront leur façon de faire.

Bon weekend,

Rémi

Offline jchr

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Re : Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #1 on: August 12, 2023, 15:11:30 »
Bonjour Rémi, bonjour à tous,

A titre de simple exemple, je pratique ainsi. Voyez les deux pièces jointes.

Le dossier ANCESTRIS_DOCIMAG, dans le dossier où se trouve le gedcom.

Les fichiers s'y trouvant dans le dossier ANCESTRIS_DOCIMAG, sont tous ainsi libellés :

Baptêmes : AAAA_B_nnnnnn
Naissance : AAAA_N_nnnnnn
Mariage : AAAA_M_nnnnn
Décès : AAAA_D_nnnnnn
Sépulture : AAAA_S_nnnn

Etc.

Liens relatifs.

Bonne fin de journée à tous.

Cordialement.

Jean-Charles

Offline remi0144

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #2 on: August 12, 2023, 20:29:17 »
Bonsoir Jean-Charles,

Merci d'avoir pris le temps de me répondre.
Ta méthode est cohérente et me semble bonne. Tu sembles donc mettre tous les actes de naissance dans un même dossier, tous les actes de décès dans un autre et même dossier...
De mémoire c'est plus ou moins le même raisonnement que Éric (super chinois) avait présenté dans un autre fil il y a plusieurs mois.
Je vais patienter quelques jours de voir quelles méthodes les autres généalogistes utilisent, mais je trouve cela intéressant de voir les façons de faire de chacun car un nouvel utilisateur un peu perdu sera peut-être content de lire un fil comme celui-là.

Merci et bon weekend,

Rémi

Online Zurga

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #3 on: August 12, 2023, 21:14:22 »
Personnellement, j'utilise une méthode similaire.
Tous les documents d'un type sont dans un même répertoire.
Par contre, je me contente de copier en local les documents concernant mes SOSA.
Les autres personnes sont sourcées mais je ne copie pas les actes localement, je me contente d'indiquer où retrouver l'acte.

Zurga

Offline remi0144

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #4 on: August 13, 2023, 06:42:49 »
Personnellement, j'utilise une méthode similaire.
Tous les documents d'un type sont dans un même répertoire.
Zurga

Bonjour Zurga,

Merci pour ce retour.
Un dossier par type de documents (naissance, sépulture, photos portraits, presse...) semblent être plébiscité par les généalogistes chevronnés.
Merci !

Belle journée,

Rémi

Offline Jean-Roger

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Re : Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #5 on: August 13, 2023, 09:15:09 »
Bonjour,
toute ma généalogie repose sur un dossier unique (photo 1) appelé très originalement "Mon arbre", lequel contient :
 - le fichier gedcom
 - un dossier par "famille" regroupant de manière très personnelles les différents documents.
Les fichiers sont nommés AAAMMJJ_NOM_Prénom1[_Prénom2...]_x. Avec x indiquant la nature de l'acte : B, N, M, D, S (photo 2)


Cordialement
Jean-Roger
« Last Edit: August 13, 2023, 09:18:51 by Jean-Roger »
Jean-Roger

Ancestris : 12.0.12035
Java : 14.0.1+7
Système : Mac OS X 10.13.6

Offline kiadisa

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #6 on: August 13, 2023, 09:37:05 »
Personnellement  je classe tous les documents sous le nom et prénom et ensuite par ordre alphabétique et sous dossier; c'est la solution que je considère la plus efficace pour rechercher par la suite.
   

Offline mother10

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #7 on: August 13, 2023, 11:45:01 »
Hello,

Sorry but in English.
This is a very important post/thread, dont forget there is something about this in the docs too:

English:
https://docs.ancestris.org/books/user-guide/page/document-your-sources
French:
https://docs.ancestris.org/books/mode-demploi/page/organiser-ses-medias
Dutch, which has a bit more about this already:
https://docs.ancestris.org/books/gebruikershandleiding/page/organiseer-uw-stamboom-bestanden

Maybe this thread, or a part of it, can be added to the docs too later?

Here are my 2cents:
(partly based on some advises I found in Dutch sites)

First sitdown to define a list of 3-character abbreviations for all your material.
The abbreviations should tell what kind of information it is, or where it comes from:

geb       geboren (born or birth)
huw      huwelijk (marriage)
mil       militair (military archives)
ovl       overleden (died, the original death act)
kra       krant (newspaper, for example advertissement of death or marriage, so not the act itself, but the announcement in a paper)
zkh       ziekenhuis (hospital, a registration in a hospital)
grf       graf (tombstone on a cemetary or such)
vtl       volkstelling (census)
pns      pensioen (pension, so when you retire)
pol      politie (police registers for something)

Well you get the idea I hope.

Now the date:
Define a date structure: YYYYMMDD. That way, when sorting, everything is nicely sorted starting with the year.
If part of the date is unknown, you might get: 17YY09DD, or 178505DD, or maybe just YYYYMMDD.
But always keep the structure and 8 characters.

Last: Name all your material as follows:

abb-Lastname-YYYYMMDD-Firstnames-extra

Where abb is that 3-character abbreviation from your list
Lastname is the lastname of the main person of this act or screenshot or photo.
YYYYMMDD is the date of the event, if known.
Firstnames are the firstnames of the main person of this act or screenshot or photo.
extra, can be the place of the event, or "Aunt of xxx", or whatever you wish.

If known, the last part in my names is the original label of the act or photo etc. in the archive itself.

Make sure the total length of the name is not too long.

The advantage of naming things like this, is that when you sort, things automatically fall into place.
All birth certificates in 1 list, subdivided by name and further subdivided by dates.

Big advantage in my opinion: you have very descriptive names of your files.

Now how to put this in maps (directories).
That might depend on the amount of material you have.

First my advise would be, keep directory names and subdirectory names short.
So something like "deed", "div", "fam", etc.

If there are still too many files for a subdirectory, you could start dividing the subdirectory a step further alphabetically like "A-F", "G-O", etc.
Or, when you want a family apart, use an abbreviation for that family name as a subdir name.

Here a (Dutch) screenshots for reference.
Green: the date of the event
Yellow: original filename in the archive
Blue: for a marriage (huw here) the spouse is added behind a _x_
Pink: extra information, here bellingwolde, the place of the event, or "moeder bruid" mother of the bride.
Red, dates that are partly unknown
Orange, the 3 character abbreviation

For privacy reasons I blurred some info here and there.
But I hope you get the point.

It is worth to think about this whole thing very carefully BEFORE starting to name your files and arranging things in directories.

Regards,
mother10


Vergeet niet naar de originele  Ancestris hoofdpagina te gaan, en heel belangrijk: Lees de  Documentatie !!!

Offline remi0144

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #8 on: August 13, 2023, 13:16:32 »
Bonjour,

Merci à ceux qui m'ont répondu. Je vois que Jean-Roger et Kiadisa font ce que je fais actuellement qui ne me satisfait pas. Merci pour votre retour.
Je pense que je vais suivre Eric (Superchinois), Jean-Charles et Zurga, je lorgnais sur cette façon de faire depuis quelques temps.

J'espère que ces quelques retours aideront des petits nouveaux qui tomberont sur ce fil.

Bien à vous tous et bon après-midi,

Rémi

Offline arvernes

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #9 on: August 13, 2023, 15:09:40 »
Sorry but in English.
This is a very important post/thread, dont forget there is something about this in the docs too:
English : Don't worry, mother10, your post is really important and give good advices to everybody. It's easy to translate english to french with a translation engine. Keep on that good work. Really thank you.

Français : Ne vous inquiétez pas Mother10, votre contribution est importante et nous donne à tous de bons conseils. Il est très facile de traduire de l'anglais vers le français en utilisant les moteurs de traduction. Continuez à faire ce super boulot. Un vrai grand merci.
Francois
Met ’drokfen ket evit teñzorioù va Frankiz !

Offline remi0144

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #10 on: August 13, 2023, 18:13:15 »
Bonjour mother10,

Merci pour ce message et pour le lien envoyé. Je ne connaissais pas ce lien vers la documentation d'Ancestris c'est vraiment très complet. En fait le nommage des fichiers je le faisais déjà bon. C'est juste que je mettais les numéros Sosa au début et j'ai pu les enlever très facilement et très rapidement avec un outil de renommage en masse. Perso je nomme Nom-Prénom_année_acte_ville_cote-archives. Je préfère mettre l'année en premier comme ça après les noms et prénoms c'est classé éventuellement par année.

Mon plus gros problème venait surtout des dossiers. Je vais donc faire des dossiers par type d'acte, comme présenté sur le lien envoyé et comme me l'ont suggéré Éric, Jean-Charles et Zurga, et ce sera beaucoup mieux ainsi. Il ne me restera plus qu'à refaire mes liens relatifs mais ça, ce sera également vite réglé.

Merci pour l'intervention sur ce fil.

Bonne soirée.

Rémi
« Last Edit: August 13, 2023, 18:14:57 by remi0144 »

Offline Patrice33740

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Re : Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #11 on: August 17, 2023, 14:54:28 »
Bonjour Remi,

L'éternel problème de la structure des dossiers pour s'y retrouver facilement ....
Ça dépend essentiellement des méthodes de rangement de chacun.
Pour ma part après plusieurs errements, j'ai finalement opté pour un classement assez proche de celui proposé par la documentation.
Dans mon utilisation d'Ancestris, je jongle avec les 3 éditeurs (Cygnus, Aries et Gedcom) pour saisir les différentes infos.
Pour "sourcer" ces infos, en général, j'utilise Cygnus, et en conséquence pour retrouver facilement les médias ad hoc, j'opté pour une dénomination des médias relativement verbeuse qui commence par la date (AAAA-MM-JJ ...).
En exemple, en noir les dossiers et sous-dossiers, en bleu les fichiers :

D:\Généalogie\
       1 Gedcom\   
              Famille NOM1 x NOM2.ged
              Sources\ 
                     Actes\
                            Nom 1\
                                   1699-01-06 Baptême Farthouat Marthe de Farthouat Simon et Visenson Catherine à Larbey 40.jpg
                                   1740-05-07 Naissance Balenssan Jeanne de Balenssan Pierre et Tifon Guillaumette à Bégadan 33.jpg
                                   1731-01-25 Mariage Saubusse Etienne et Lacabe Marie à Bergouey 40.png
                                   1743-09-23 Décès Vaquete Marie Anne à Bohain 02.jpg
                                   1758-11-23 Inhumation Breau Marie de Breau Jean et Rouyé Marie à Sousmoulin 17.png
                            Nom 2\
                            Nom 3\
                     Cadastre\
                     Documents divers\
                     Fiches militaires\
                     Journaux\
                     Lettres\
                     Livrets\
                     Photos\
                     Recensements\
                     TSA\   
       2 Documents complémentaires\
              Metiers\ 
              Morts pour la France\
              Normes\ 
              Sources colatéraux non intégrés\
              Textes\   
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Offline remi0144

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #12 on: August 18, 2023, 13:43:15 »
Bonjour Patrice,

Merci pour ton retour et pour avoir donné ton avis.
Comme tu le dis, chacun fait comme il pense être le mieux, et je crois justement aussi que chacun a erré à un moment donné.
Je trouve intéressant de savoir comment chacun fait.

Pour ma part, je l'ai évoqué plus haut : un dossier par type d'acte. Je trouve que cela est beaucoup mieux ainsi.

Bien à toi,

Rémi
« Last Edit: August 18, 2023, 15:25:53 by remi0144 »

Online yannig

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #13 on: August 18, 2023, 19:08:40 »
Bonsoir,

Et quand ce ne sont pas des actes mais des photos ou des documents plus ou moins liés à des INDI, comment faites-vous?

Amitiés
Yannick VOYEAUD
https://voyeaud.org
Debian 12
Ancestris 13

Offline remi0144

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Re: Classement des dossiers et des fichiers en généalogie
« Reply #14 on: August 18, 2023, 20:42:05 »
Bonsoir,

Et quand ce ne sont pas des actes mais des photos ou des documents plus ou moins liés à des INDI, comment faites-vous?

Amitiés

Bonsoir Yannick,

Avant, j'avais un dossier par couple. Super au début, car on a pas mal de documents à l'intérieur (actes, livrets de famille, diplômes, cartes, permis...) donc les dossiers sont fournis.
En remontant mon arbre, je me suis retrouvé avec une grande quantité de dossiers qui devenaient, finalement, que peu remplis : les 3 actes principaux d'état-civil, éventuellement la fiche matricule, et les quelques contrat de mariage ou inventaire après décès, à la marge. Donc peu de fichiers pour beaucoup de dossiers.

Puis j'ai adopté finalement une autre organisation, celle que m'a conseillée Jean-Charles, Eric et Zurga. Tu trouveras en PJ deux capture-écran, l'une c'est l'ensemble de mes dossiers, l'autre c'est un échantillon, j'ai déployé 3 dossiers pour te montrer les sous-dossiers. Je mets les photos dans un dossier dédié, les fiches matricules dans un autre dossier lui aussi dédié...

Je nomme mes fichiers : Nom-Prénom_AAAAMMJJ_Document_Ville_Cote où Document est N pour naissance, M, D, B, S, photo, CNI, LM pour livret militaire...
Quand je me mets à la racine de mon dossier, je peux faire une recherche par un Ctrl + F (je suis sous Debian + Cinnamon) sur le Nom-Prénom par exemple pour avoir l'ensemble des documents d'une personne pris dans tous les dossiers et sous-dossiers inclus.

Je suis ravi de cette nouvelle organisation.

Bonne soirée,

Rémi
« Last Edit: August 18, 2023, 20:55:46 by remi0144 »